Pengertian Informasi dan Ciri-ciri Informasi

KONSEP INFORMASI

         Pembahasan materi tentang data, sudah dibahas secara lengkap pada materi blog sebelumnya yakni mengenai Pengertian Data, Jenis-Jenis Data dan Pengolahan Data, bagi sebagian orang mungkin masih bingung mengenai perbedaan data dan informasi. Sebenarnya data dan informasi adalah dua hal yang berbeda, meskipun sekilas tampak sama. Namun keduanya memiliki kaitan yang erat dan saling mempengaruhi satu sama lain.

         Bagi sebagian besar perusahaan, data dan informasi merupakan salah satu tombak dalam mengambil keputusan untuk mengatur ManajemenPerkantoran.

Untuk pembahasan lebih lengkap mengenai Informasi, berikut penjelasanya:

 A. Pengertian Informasi

Berikut ini adalah pengertian dan definisi informasi menurut beberapa ahli :

v Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, informasi adalah penerangan, pemberitahuan, kabar/ berita tentang sesuatu.

v   Menurut Burch and Starter Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.

v Menurut Drs. The Liang Gie, informasi atau keterangan adalah rangkaian perkataan, kalimat, gambar, atau tanda tulis lainnya yang mengandung pengertian buah pikiran atau pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat keputusan-keputusan yang tepat berdasarkan kenyataan yang ada.

v Dijelaskan oleh George R. Terry, Ph. D. bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.

v   Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

          Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting atau berguna bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

B.  Ciri-ciri Informasi

Dijelaskan oleh G.R Terry penting tidaknys informasi tergantung pada:

1). Tujuan si penerima (Informasi harus berguna untuk penerima informasi)

2). Ketelitian penyampaian dan pengelolahan data (Data harus di pertanggung jawabkan)

3). Waktu (Informasi harus up to date, sesuaikan dengan waktu jangan sampai kadaluwarsa)

4). Ruang dan Tempat (informasi tersebut terdapat pada ruang dan tempat yang  tepat)

5). Bentuk (Informasi harus efektif)

6). Semantik, dapat diartikan Apakah tiap kata dan arti cukup jelas jangan sampai salah tafsir bagi informasi akan sangat berguna sekali bila disampaikan kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat pula.

C. Kualitas Data/ Informasi, harus:

1). Akurat, Tidak menyesatkan, pasti, tidak bias, dan terbebas dari kesalahan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2). Relevan Informasi mempunyai manfaat untuk pemakaiannya serta data sesuai dengan kondisi pada saat  dibutuhkan.

3). Tepat Waktu, Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

4). Terkini, Data yang disajikan harus menggambarkan keadaan terkini atau sekarang.

5). Faktual, Data yang disajikan sesuai dengan fakta dan kenyataan yang sedang terjadi serta benar adanya yang berguna bagi pengambilan keputusan.

6). Akuntabel, Data dapat dipertanggung jawabkan baik jumlah maupun kualitasnya.

D. Pengguna Informasi

     Informasi di dapat dan digunakan untuk kepentingan:

    1. Internal, meliputi staf, manajemen tingkat bawah hingga tingkat atas.

    2. Eksternal atau dari luar perusahaan, meliputi pelanggan, pemegang saham, pemasok, mitra kerja dan lain-lain.

E. Penggunaan Informasi

    Informasi berguna untuk semua bidang organisasi, diantaranya:

    1. Untuk kegiatan politik, misalnya: tehnik kampanye, program pendidikan bagi kader partai

    2. Untuk kegiatan pemerintahan, misalnya: Perencanaan, perumusan kebijaksanaan.

    3. Untuk kegiatan sosial, misalnya: Kegiatan keluarga berencana.

    4. Untuk kegiatan dunia usaha, misalnya: Pembelian, keuangan, pengendalian produksi.

    5. Untuk kegiatan militer, misalnya: potensi kekuatan daerah,  kelengkapan senjata.

    6. Untuk kegiatan perkantoran, misalnya: kepegawaian, keuangan, sistem penyimpanan surat

F. Mengolah Informasi menjadi pengetahuan

        Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam mengolah informasi menjadi sebuah pengetahuan, yaitu:

1. Mencari Informasi dengan sabar dan akurat

2. Mendapatkan informasi dari sumber dipercaya dan dapat memilah informasi

3. Mengevaluasi informasi secara kualitas, konteks dan up date.

4. Susunlah informasi secara akurat

5. Pahami latar belakang sebuah informasi

6. Analisis dari berbagai faktor

7. Menyimpulkan informasi untuk mengambil keputusan

8. Mendistribusikan informasi ke orang yang tepat

9. Bertindak sesuai dengan informasi yang diterima

10. Informasi harus disimpan, dikelola, dipelihara dan diperbarui secara terus menerus.

G. Perbedaan data dan Informasi

        Data merupakan bahan baku yang diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi. Data tidak mempunyai nilai apapun untuk mengambil sebuah keputusan, tetapi informasi-lah memiliki nilai, sehingga seorang pemimpin dapat mengambil sebuah keputusan.

        Perbedaan data dan informasi sangat relatif tergantung nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi level di atasnya, atau sebaliknya.

H. Hubungan Data dan Informasi

        Segala sesuatu yang dapat dimanfaatkan sebagai dasar pengambilan keputusan pada dasarnya dapat dikelompokkan menjadi informasi. Ada pula data yang sudah sekaligus menjadi sebuah informasi. Misalnya: Hasil dari tes gula darah Arif memiliki kadar gula dara 180. Faktanya dengan data tersebut dokter bisa mendapatkan sebuah informasi untuk menemukan obat yang sesuai. Namun ada pula data yang perlu diolah untuk mendapatkan sebuah informasi sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambil keputusan. Misalnya, data hasil kuesioner yang berupa kode jawaban responden, data tersebut perlu diolah untuk mendapatkan sebuah informasi.

     Hubungan antara data dan informasi dapat digambarkan sebagai berikut:

  

           Data dan informasi memiliki keterkaitan yang erat, keduanya sangat berguna bagi pengembangan manajemen perkantoran. Untuk mempercepat pengolahan data serta mendapatkan sebuah informasi diperlukan otomatisasi perkantoran yang baik dan dilengkapi dengan fasilitas internet yang mendukung.

Share this post