PENGERTIAN LAPORAN: Kegunaan, Jenis-jenis Laporan, Sistematika dan Teknik Penyusunan Laporan.

    

     Pernahkah anda bayangkan jika staf  pada sebuah perusahaan tidak pernah melaporkan kegiatan kantor kepada pimpinan? Jika iya, maka perusahaan tidak akan mampu melihat hasil kinerja bawahannya, sehingga kontrol management sebuah perusahaan tidak ada. Maka resiko terburuk bisa berakibat sebuah kebangkrutan. Oleh karena itu sebuah laporan sangat penting bagi kemajuan perusahaan.

      Dalam mengelola perusahaan, seorang pegawai kantor dituntut untuk mampu dalam menyelasaikan berbagai tugas otomatisasi perkantoran, mulai dari mengetik cepat dengan menggunakan 10 jari, mampu mengoperasikan Microsoft Word, Microsoft Excel hingga mampu menyusun dan mempresentasikan hasil Power Point, bahkan mengelola blog perusahan sebagai kegiatan publish perusahaan. Dari berbagai kegiatan perusahan yang sudah terlaksana setiap periodenya, tentu Laporan dalam suatu kegiatan dianggap penting. Maka untuk memahami sebuah laporan diperlukan pembahasan lebih dalam mengenai materi tentang pengertian laporan, kegunaan laporan, Jenis-jenis laporan, Sistematika dan teknik pembuatan laporan.

Pengertian laporan

      Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau kegiatan yang berkenaan dengan suatu tanggung jawab yang diberikan kepada pemberi tugas. Laporan bisa berbentuk lisan, tulisan, visual maupun audiovisual.

      Isi laporan adalah hasil penelitian, pengamatan, pengalaman, percobaan dan lain-lain yang ditunjang adanya data dan fakta.

Dapat disimpulkan bahwa laporan perkantoran adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data, sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang bisa dipertanggungjawabkan.

Kegunaan Laporan

• Sumber informasi bagi pimpinan untuk pengawasan atau pengambilan keputusan.
• Bahan penyusunan perencanaan berikutnya.
• Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.
• Mempertanggungjawabkan tugas kepada atasan atau pemberi tugas.
• Sebagai data kronologis atau sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan.

Jenis-jenis Laporan
a. Laporan Berdasarkan Waktu

    - Laporan berkala

    - Laporan Insidental

b. Laporan Berdasarkan Bentuk

    - Laporan bebentuk surat

    - Laporan berbentuk naskah

    - Laporan berbentuk memo

c. Laporan Berdasarkan Penyampaian

    - Laporan lisan

    - Laporan tertulis

    - Laporan visual

d. Laporan Berdasarkan Sifat

    - Laporan biasa

    - Laporan penting

e. Laporan Berdasarkan Isinya

    - Laporan Informatif

    - Laporan Rekomendasi

    - Laporan Analisis

    - Laporan Kelayakan

    - Laporan pertanggungjawaban

Langkah-langkah membuat Laporan

1. Menentukan masalah yang akan dilaporkan
2. Mengumpulkan bahan, data dan fakta
3. Mengklasifikasi Data 
4. Mengevaluasi dan mengolah data
5. Membuat kerangka laporan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan

• Harus jelas dan cermat
• Mengandung kebenaran dan objektif
• Lengkap
• Tegas dan konsisten
• Langsung mengenai sasaran
• Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
• Disertai saran-saran
• Tepat waktu

Sistematika Laporan berbentuk naskah

Hal-hal yang harus ada :

1. Pendahuluan

    a. Latar Belakang masalah dan rumusan masalah

    b. Maksud dan tujuan penulisan laporan

    c. Ruang Lingkup Laporan

    d. Sistematika Laporan

2. Isi Laporan

Isi laporan ditentukan oleh masalah atau tujuan laporan. Isi dalam laporan informatif akan berbeda dengan laporan rekomendasi, laporan analitis atau lainnya. Pembahasan dalam laporan juga harus disesuaikan dengan jenis laporan.

Laporan informatif tidak perlu memuat analisis, begitu juga dengan jenis laporan lainnya.

3. Uraian/analisis

4. Penutup

    a. Kesimpulan

    b. Saran

Untuk keperluan yang sangat formal laporan dilengkapi dengan ikhtisar/abstrak, apendiks dan bibliografi.

Teknik menyusun laporan

1. Tahap Persiapan, Tahap ini berkaitan dengan Mengapa? Kapan? Apakah penting dilaporkan. Untuk membantu merumuskan masalah dan latar belakang masalah, tujuan, target serta data dan sumber yang relevan.
2. Pengumpulan dan penyajian Data, Dalam proses pengumpulan data, data yang diperoleh harus sesuai dengan permasalahan dan tujuan. Kemudian dikelompokkan dan dipilih mana yang akan dijadikan bahan utama dan atau pendukung penyajian data.
3. Sistematika laporan, Tahap ini adalah tahap penjabaran sub-sub bagian untuk dijadikan sebuah laporan.
4. Penulisan Laporan, Tahap penulisan harus mengacu pada sistematika laporan untuk memudahkan penyajian laporan agar mudah dipahami dan enak dibaca.

Kerangka Laporan

Ada dua cara menyusun nomor kode kerangka laporan diantaranya:

1. Sistem campuran huruf dan angka

2. Sistem angka dengan tambahan huruf

Contoh 1.

1. Angka Romawi Besar (untuk Bab)

    A. Huruf Romawi Besar (untuk sub bab)

        1. Angka Arab Besar

           a. Huruf Romawi Kecil

               i. Angka Romawi Kecil

                 (a) Huruf Romawi Kecil dalam Kurung

                      (1) Angka Arab dalam Kurung

Contoh 2.

1.

    1.1.

          1.1.1.

                   1.1.1. (a)

                                 1.1.1. (a). i

Perbedaan Sistematika Penulisan laporan dengan karya Ilmiah

Kerangka Laporan Teknis

Kerangka Karya Ilmiah

KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang 1.2. Tujuan 1.3. Hasil yang diharapkan 1.4. Pelaksanaan 1.5. Penahapan dan Jadwal BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1. ..... 2.2. ..... 2.3. ..... 2.3.1. ..... 2.3.2. ..... 2.4. ..... BAB III URAIAN KEGIATAN 3.1. ..... 3.2. ..... 3.3. ..... 3.3.1. ..... 3.3.2. ..... 3.4. ..... BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan 4.2. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR LAMBANG DAN SINGKATAN SINOPSIS BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang 1.2. Tujuan 1.3. Kerangka Teori 1.4. Ruang lingkup 1.5. Sumber Data 1.6. Metode dan Teknik BAB II ANALISIS/ PEMBAHASAN 2.1. ..... 2.2. ..... 2.3. ..... 2.3.1. ..... 2.3.2. ..... 2.4. ..... BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3.1. Kesimpulan 3.2. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN INDEKS

        Demikian perbedaan laporan dengan hasil karya ilmiah. Cukup mudah dibedakan bukan? Jika anda bekerja pada sebuah perusahaan tentunya tak pernah lepas dalam membuat atau menyusun sebuah laporan. Sebab dengan adanya laporan, mempermudah pimpinan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja karyawan serta mempermudah mengambil sebuah keputusan.

Share this post